Menulis surat, baik itu surat formal maupun informal, merupakan keterampilan komunikasi yang sangat penting di era digital ini. Meskipun kita sering berinteraksi melalui pesan singkat dan email, surat menyurat tetap memegang peranan yang signifikan, terutama dalam konteks akademis, profesional, dan hubungan antarpersonal. Oleh karena itu, penting untuk dapat menulis surat dengan baik dan tepat. Dalam artikel ini, kita akan mendalami “5 Langkah Membuat Surat: Tips Menulis Surat Formal dan Informal dengan Tepat!” yang dapat membantu Anda menghasilkan surat yang jelas dan efektif.
Surat formal biasanya digunakan dalam konteks profesional dan resmi, seperti berkorespondensi dengan lembaga pemerintah, institusi pendidikan, dan perusahaan. Di sisi lain, surat informal lebih bersifat pribadi dan digunakan untuk berkomunikasi dengan teman, keluarga, atau orang terdekat. Meskipun kedua jenis surat ini memiliki tujuan yang berbeda, ada beberapa langkah dasar yang dapat diikuti agar tulisan Anda lebih menarik dan efektif.
-
Tentukan Tujuan dan Jenis Surat
Langkah pertama yang perlu Anda lakukan sebelum mulai menulis adalah menentukan tujuan dari surat tersebut. Apakah Anda ingin menyampaikan informasi, mengajukan permohonan, meminta maaf, atau sekadar mengirimi kabar kepada teman? Dengan mengetahui tujuan Anda, Anda akan lebih mudah untuk menentukan jenis surat yang akan ditulis—apakah formal atau informal. Misalnya, surat pengunduran diri kepada atasan harus ditulis dengan formalitas yang tinggi, sedangkan surat kabar kepada teman cukup dengan gaya yang lebih santai.
-
Gunakan Format yang Tepat
Setiap jenis surat memiliki format yang berbeda. Untuk surat formal, gunakan format yang resmi, seperti menyertakan alamat pengirim dan penerima, tanggal, dan salam pembuka yang sesuai. Misalnya, “Kepada Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima].” Pastikan untuk mengikuti konvensi ini secara konsisten. Sebaliknya, surat informal dapat menggunakan format yang lebih bebas, misalnya dimulai dengan kata “Halo” atau “Hai” diikuti oleh nama penerima. Namun, meskipun gaya penulisan lebih bebas dalam surat informal, tetap perhatikan tata bahasa dan ejaan untuk menjaga kejelasan pesan.
-
Gunakan Bahasa yang Sesuai
Pilihlah kata-kata yang tepat sesuai dengan jenis surat yang sedang Anda buat. Dalam surat formal, sebaiknya gunakan bahasa yang baku dan hindari slang atau istilah sehari-hari. Misalnya, gunakan kata ‘saya’ alih-alih ‘aku’ ketika merujuk pada diri sendiri. Dalam surat informal, Anda bisa lebih bebas menggunakan istilah akrab khas percakapan. Namun, tetap pastikan gaya bahasa Anda tidak membuat tujuan surat menjadi kabur.
-
Kembangkan Isi Surat dengan Jelas
Setelah Anda memutuskan tujuan, format, dan bahasa yang digunakan, langkah selanjutnya adalah menyusun isi surat dengan jelas. Susunlah paragraf pertama dengan ringkas, menyampaikan maksud surat dengan jelas agar penerima langsung memahami pokok bahasan. Pada paragraf-paragraf selanjutnya, jelaskan lebih lanjut alasan Anda menulis surat dan sertakan informasi pendukung yang relevan. Untuk surat formal, pastikan informasi disampaikan secara objektif dan jelas. Dalam surat informal, Anda dapat mengungkapkan perasaan Anda dengan lebih ekspresif, tetapi tetap usahakan agar informasi yang disampaikan tetap pada pokok bahasan.
-
Tutup Surat dengan Bagus
Penutupan surat juga sama pentingnya dengan pembukaan dan isi. Dalam surat formal, tutuplah dengan kalimat sopan seperti “Demikian surat ini saya sampaikan, terima kasih atas perhatian Bapak/Ibu.” Jangan lupa menyertakan tanda tangan di bawah nama Anda atau mencantumkan nama lengkap dan jabatan jika perlu. Untuk surat informal, anda bisa menggunakan penutupan yang lebih dekat, seperti “Sampai jumpa!” atau “Salam hangat,” diikuti dengan nama Anda. Pastikan juga untuk mengoreksi surat Anda sebelum mengirimkannya agar tidak terdapat kesalahan yang dapat mengurangi nilai dari surat tersebut.
Setelah mengikuti kelima langkah tersebut, Anda akan memiliki kemampuan yang lebih baik untuk menulis surat, baik formal maupun informal, yang dapat menjawab kebutuhan komunikasi Anda dengan baik. Di era teknologi saat ini, keterampilan menulis surat mungkin terasa ketinggalan zaman, namun tidak bisa dipungkiri bahwa surat tetap menjadi bentuk komunikasi yang memiliki arti tersendiri. Setiap surat yang Anda kirimkan dapat menciptakan kesan mendalam bagi penerima, dan dengan langkah-langkah yang tepat, Anda dapat memastikan bahwa pesan Anda akan diterima dengan baik.
Menulis surat dengan baik membutuhkan latihan dan ketelitian. Ketika Anda berlatih untuk mengikuti langkah-langkah ini, Anda akan semakin percaya diri dalam mengekspresikan pikiran dan perasaan Anda melalui tulisan. Selamat mencoba dan semoga sukses dalam menulis surat yang efektif!
